Assistant de Direction H/F

Contrat : CDI
Date de prise de poste : Dès que possible
Localisation : Boulogne-Billancourt

Présentation de l'entreprise

Amaury Sport Organisation est une entreprise créatrice et organisatrice d’événements sportifs internationaux de premier plan. Spécialisée dans le « hors-stade », elle possède en interne la maîtrise de l’ensemble des métiers liés à l'organisation, à la médiatisation et à la commercialisation de compétitions sportives.

A.S.O. organise 250 jours de compétition par an pour 70 événements dans 21 pays.
Elle est présente dans 5 univers sportifs avec notamment en cyclisme le Tour de France, en rallye raid le Dakar, en voile le Tour Voile, dans les épreuves grand public le Schneider Electric Marathon de Paris et en golf le Lacoste Ladies Open de France.

Amaury Sport Organisation est une filiale du Groupe Amaury, groupe de médias et de sport propriétaire de l’Équipe.

Description de la mission

Assistanat de plusieurs Directions :

- Gestion d’agenda : planification des rendez-vous et des réunions ;

- Gestion des appels téléphonique (filtrage, messages) ;

- Planification de réunions et de comités ;

- Gestion et coordination des plannings des équipes ;

- Collecte d’informations auprès des services internes et autres direction d’A.S.O. pour l’établissement des outils de reporting

- Rédaction, mise en forme et envoi de divers documents (courriers, mails, invitations, comptes rendus de réunion, etc.)

- Gestion des bons de commande et traitement et des notes de frais ;

- Envoi de contrats et suivi de facturation, relance des impayés ;

- Participation aux diverses tâches courantes des Directions ;

- Etablir des outils de reporting

 

Organisation de déplacements professionnels : 

- Planification et organisation des déplacements (transport, hébergement, etc.) ;

- Réalisation des formalités administratives liées aux déplacements à l’étranger des collaborateurs (demandes de visas, sorties du territoire, etc.).

 

Gestion des invités hospitalité sur certaines épreuves :

- Préparation des listes des invités pour chaque événement ;

- Réalisation des mises à jour et modifications de ces listes ;

- Coordination de la gestion des invitations avec les équipes hospitalité ;

-  Préparation et envoi de l’ensemble des documents d’information et/ou de terrain à destination des invités.

Description du profil

- Formation de niveau BAC+2 type BTS Assistant(e) de Direction

- Expérience professionnelle similaire d’au moins deux ans, idéalement dans le secteur de l’événementiel

- Maîtrise parfaite du Pack Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint) exigée

- Très bonne maîtrise de l’anglais indispensable, tant à l’écrit qu’à l’oral, espagnol souhaité

- Fortes qualités de communication orale et écrite (orthographe parfaite, capacités de synthèse et de retranscription d’informations)

- Rigueur, organisation, capacité à se fixer des priorités

- Dynamisme, sens du service, proactivité

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