Responsable Programmes Hospitalités - Cyclisme H/F

Contrat : CDI
Date de prise de poste : Entre octobre et décembre 2020
Localisation : Boulogne-Billancourt

Présentation de l'entreprise

Amaury Sport Organisation est une entreprise créatrice et organisatrice d’événements sportifs internationaux de premier plan. Spécialisée dans le « hors-stade », elle possède en interne la maîtrise de l’ensemble des métiers liés à l'organisation, à la médiatisation et à la commercialisation de compétitions sportives.

A.S.O. organise 240 jours de compétition par an pour 90 événements dans 25 pays.

Elle est présente dans 5 univers sportifs avec notamment en cyclisme le Tour de France, en rallye raid le Dakar, en voile le Tour Voile, dans les épreuves grand public le Schneider Electric Marathon de Paris et en golf le Lacoste Ladies Open de France.

Amaury Sport Organisation est une filiale du Groupe Amaury, groupe de médias et de sport propriétaire de L’Équipe.

Description de la mission

Finalité du poste :

Sous la responsabilité du Responsable Hospitalité, vous êtes chargé(e) de :
- définir les moyens et les modalités de mise en œuvre des prestations hospitalités des événements organisés par A.S.O..
- définir et piloter les actions de relations clients et invités des espaces hospitalité (clients directs hospitalité, partenaires, collectivités, médias) des événements organisés par A.S.O. (épreuves et opérations événementielles en lien avec les épreuves du périmètre). 
- contribuer à l’augmentation de la notoriété d’A.S.O. et de ses épreuves à travers des programmes hospitalité de qualité adaptés aux attentes des clients et créateurs de valeur.

Missions principales :

1/ Mettre en œuvre des prestations hospitalités de son périmètre :

  • Assurer la coordination de la mise en place des prestations avec les services internes (épreuves, relations partenariats, logistique, promotion terrain, éditions, médias, etc.)
  • Superviser les modalités de mise en œuvre des prestations hospitalités sur les épreuves par les chefs de projets
  • Réaliser le suivi de la mise en œuvre (reporting, réunions, tableau de bord…)
  • Coordonner les actions organisées avec des prestataires externes
  • S’assurer de la bonne réalisation des prestations sur les événements.

2/ Piloter des actions de relations clients et invités et développement de l’offre hospitalité

  • Superviser la gestion des dispositifs d’invitations :
    • superviser les étapes de conception, fabrication et livraison des invitations
    • contrôler et valider les listes des clients et invités pour chaque événement
    • s’assurer la gestion de mises à jour et modifications de ces listes, tenir à jour les tableaux de bord de suivi et effectuer les relances éventuelles nécessaires.
  • Superviser la gestion des cadeaux clients et invités :
    • valider la sélection des prestataires et des produits cadeaux adaptés à chaque événement et chaque type d’invité
    • superviser les étapes de fabrication, de livraison et de remise des cadeaux sur les lieux des événements
    • superviser la gestion des éventuels stocks (localisation, inventaire, etc.).
  • Valider avant leur envoi l’ensemble des documents d’information et/ou de terrain à destination des clients et invités
  • Superviser la rédaction du dossier technique et du roadbook des prestations d’hospitalité pour chaque événement
  • Superviser l’établissement des fiches « invités » à destination des représentants des Directions Épreuves et de la Direction Commerciale et Partenariats
  • Accueillir et accompagner les clients et invités sur les lieux des événements et manager les équipes terrain dédiées
  • Assurer la gestion opérationnelle des actions de relations clients et invités pour un périmètre d’événements défini.

3 / Management

  • Accompagner les équipes dans la gestion au quotidien
  • Planifier et organiser l’activité de ses équipe
  • Accompagner ses équipes dans l’acquisition et le développement de leurs compétences (formation, retour d’expérience…)
  • Superviser l’organisation du travail des équipes en fixant les objectifs par épreuve.

Description du profil

Vous avez au moins 7 ans d’expérience dans l’univers des hospitalités/relations publiques idéalement acquise dans l’événementiel sportif

Vous êtes innovant(e) et faites preuve de créativité dans votre approche de nouveaux clients et avez une capacité à appréhender et à comprendre les problématiques rencontrées par les clients.

Votre sens du service et de l’écoute, votre flexibilité et votre réactivité vous permettront de réussir dans cette fonction.

Doté(e) d'une expérience en management, vous avez une capacité à fédérer et à animer une équipe autour d’objectifs communs

Parce que nos événements se déroulent non seulement en France mais aussi beaucoup à l’étranger, la maîtrise de l’anglais est indispensable.

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